Làm việc thế nào khi một số nhân viên phòng ban không thuộc sự quản lý của bạn

 Làm việc thế nào khi một số nhân viên phòng ban không thuộc sự quản lý của bạn

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại tại Việt Nam năm 2026, cấu trúc tổ chức matrix (ma trận) hoặc cross-functional (liên chức năng) ngày càng phổ biến. Bạn có thể là trưởng phòng, team lead hoặc quản lý dự án, nhưng một số nhân viên trong cùng phòng ban hoặc tham gia dự án lại không trực thuộc quyền quản lý của bạn. Họ có quản lý trực tiếp riêng (solid line), còn bạn chỉ có quyền phối hợp (dotted line). Tình huống này đòi hỏi kỹ năng ảnh hưởng không chính thức (influence without authority), giao tiếp tinh tế và khả năng hợp tác cao. Nếu xử lý không tốt, dễ dẫn đến chậm tiến độ, xung đột trách nhiệm và giảm hiệu quả team. Bài viết khoảng 1800 từ dưới đây chia sẻ những lưu ý thực tế và cách làm việc hiệu quả.

1. Hiểu rõ cấu trúc và vai trò của từng bên

Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc chung nào, hãy làm rõ:

• Ai là quản lý trực tiếp (direct manager) của họ?
• Phạm vi trách nhiệm của bạn trong dự án/phòng ban?
• Mục tiêu chung của nhóm liên chức năng là gì?
• Quyền hạn của bạn ở mức nào (đề xuất, phối hợp, hay đánh giá một phần)?

Hành động cụ thể:

• Yêu cầu họp kick-off với tất cả các bên liên quan để thống nhất RACI Matrix (Responsible – Accountable – Consulted – Informed). Đây là công cụ quan trọng nhất để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm.
• Hiểu rõ ưu tiên công việc của họ từ quản lý trực tiếp (workload conflict là nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ).

2. Xây dựng mối quan hệ và lòng tin từ sớm

Vì bạn không có quyền trực tiếp, mối quan hệ và uy tín cá nhân chính là “quyền lực” thực sự:

• Tổ chức gặp gỡ 1:1 với từng nhân viên liên quan ngay từ đầu.
• Thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao chuyên môn của họ.
• Tìm điểm chung: mục tiêu dự án, lợi ích cá nhân (học hỏi kỹ năng mới, visibility với lãnh đạo…).
• Trở thành người hỗ trợ thay vì chỉ “giao việc”.

Nhân viên thường hợp tác tốt hơn khi cảm thấy được tôn trọng và thấy rõ lợi ích khi làm việc với bạn.

3. Giao tiếp rõ ràng, minh bạch và thường xuyên

Giao tiếp là yếu tố quyết định thành bại trong môi trường matrix:

• Sử dụng công cụ chung: Microsoft Teams, Slack, Asana, Jira, Notion… để theo dõi tiến độ minh bạch.
• Đặt lịch họp định kỳ (weekly sync) ngắn gọn, có agenda rõ ràng.
• Khi giao nhiệm vụ: Nêu rõ Context – Task – Deadline – Tiêu chí nghiệm thu – Lý do quan trọng.
• Xác nhận bằng văn bản (email hoặc comment trong tool) sau mọi cuộc thảo luận quan trọng.
• Báo cáo tiến độ cho cả quản lý trực tiếp của họ (cc hoặc upward update) để tạo sự đồng thuận.

Mẹo: Sử dụng ngôn ngữ “chúng ta” thay vì “các bạn phải…”. Ví dụ: “Để đạt mục tiêu dự án chung, team mình cần hỗ trợ phần này…”

4. Quản lý kỳ vọng và theo dõi tiến độ khéo léo

• Thảo luận sớm về khả năng thực hiện và ràng buộc thời gian của họ.
• Phân tích rủi ro: Nếu họ bận với công việc chính, cần có Plan B hoặc điều chỉnh timeline.
• Sử dụng kỹ thuật influence: Kết nối công việc với mục tiêu lớn của công ty hoặc lợi ích của phòng ban họ.
• Theo dõi nhẹ nhàng nhưng nhất quán (follow-up) mà không gây áp lực quá mức.
• Công nhận và khen ngợi công khai khi họ hoàn thành tốt (trong họp team hoặc gửi email cảm ơn cc quản lý trực tiếp).

5. Xử lý xung đột và tình huống khó

Các vấn đề thường gặp:

• Họ trì hoãn vì ưu tiên công việc của quản lý trực tiếp.
• Chất lượng đầu ra không đạt yêu cầu.
• Xung đột ý kiến chuyên môn.
• Không hợp tác hoặc thái độ tiêu cực.

Cách xử lý:

• Giải quyết riêng tư trước, tập trung vào sự kiện và giải pháp.
• Nếu cần, tổ chức họp ba bên (bạn – họ – quản lý trực tiếp của họ) để thống nhất.
• Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, tránh tranh cãi cá nhân.
• Ghi chép đầy đủ biên bản và bằng chứng để báo cáo khi cần thiết.
• Nếu xung đột kéo dài, nâng cấp lên cấp cao hơn một cách khéo léo.

6. Kỹ năng ảnh hưởng không chính thức (Influence without Authority)

Đây là kỹ năng cốt lõi bạn cần rèn luyện:

• Xây dựng uy tín qua chuyên môn và độ tin cậy.
• Tạo liên minh với nhiều bên (không chỉ một người).
• Sử dụng dữ liệu, bằng chứng và câu chuyện thành công để thuyết phục.
• Hiểu động lực cá nhân của từng người (promotion, kỹ năng, recognition…).
• Làm gương: Luôn hoàn thành trách nhiệm của mình trước.

7. Lợi ích của mô hình làm việc này

Dù khó khăn, làm việc với nhân viên không trực thuộc cũng mang lại nhiều giá trị:

• Tiếp cận đa góc nhìn và chuyên môn sâu.
• Tăng khả năng hợp tác liên phòng ban.
• Mở rộng mạng lưới quan hệ nội bộ.
• Phát triển kỹ năng lãnh đạo hiện đại – rất được đánh giá cao khi thăng tiến.

8. Lời khuyên thực tế cho người quản lý tại Việt Nam

• Giai đoạn đầu: Quan sát và xây dựng mối quan hệ nhiều hơn là giao việc mạnh tay.
• Với công ty Việt Nam: Chú ý yếu tố “quan hệ” và “mặt mũi”. Tránh làm mất mặt ai trước đám đông.
• Với công ty đa quốc gia: Tập trung vào quy trình, tool và RACI rõ ràng.
• Đầu tư thời gian học hỏi: Đọc sách “Influencer” hoặc “Crucial Conversations”.
• Thường xuyên trao đổi với quản lý trực tiếp của họ để đồng bộ.
• Nếu bạn là quản lý dự án: Đảm bảo có sự ủng hộ từ sponsor cấp cao (project sponsor).

Công cụ hỗ trợ hữu ích:

• RACI Chart
• Project Charter
• Weekly Status Report
• Feedback 360 độ (nếu công ty áp dụng)

9. Sai lầm thường gặp cần tránh

• Ra lệnh kiểu “tôi là quản lý dự án nên các anh phải làm”.
• Không cc quản lý trực tiếp → gây hiểu lầm.
• Giao việc mơ hồ, không rõ deadline và tiêu chí.
• Phàn nàn về nhân viên với người khác thay vì giải quyết trực tiếp.
• Không linh hoạt với khối lượng công việc của họ.

Kết luận

Làm việc với nhân viên không thuộc sự quản lý trực tiếp đòi hỏi bạn chuyển từ quản lý bằng quyền lực sang quản lý bằng ảnh hưởng và hợp tác. Thành công nằm ở khả năng xây dựng lòng tin, giao tiếp minh bạch, sử dụng công cụ hỗ trợ và luôn tập trung vào mục tiêu chung của tổ chức.

Hãy coi đây là cơ hội rèn luyện kỹ năng lãnh đạo cấp cao – kỹ năng rất quan trọng trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Khi bạn làm tốt, không chỉ dự án thành công mà uy tín cá nhân và mạng lưới quan hệ của bạn cũng sẽ mở rộng đáng kể.

Tóm tắt 5 nguyên tắc cốt lõi:

1. Làm rõ RACI và vai trò ngay từ đầu.
2. Xây dựng mối quan hệ và lòng tin.
3. Giao tiếp thường xuyên, minh bạch bằng văn bản.
4. Linh hoạt, tôn trọng và công nhận đóng góp.
5. Nâng cấp vấn đề kịp thời khi cần.

Với thái độ chuyên nghiệp, kiên nhẫn và chiến lược rõ ràng, bạn hoàn toàn có thể dẫn dắt thành công các nhân viên không trực thuộc, góp phần tạo nên môi trường làm việc liên chức năng hiệu quả tại công ty.